Peran perpustakaan dalam era digital

Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan yang berkembang seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik serta pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi.

Perpustakaan diharapkan dapat berperan dalam mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengelola informasi tersebut serta menyediakanya untuk umum dalam bentuk digital. CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Set of Information System) adalah software open source yang dikembangkan oleh © unesco terbukti telah mampu memberikan solusi bagi para pustakawan dan dokumentalis dalam melakukan kegiatan kepustakawanan.

Berbagai upaya telah dilakukan untuk mempermudah penggunaan software ini. Salah satu upaya tersebut adalah diterbitkannya sebuah buku sederhana dengan judul “Membangun Perpustakaan Digital Berbasis CDS-ISIS”. Buku ini berisi informasi detail dari mulai pemasangan software gratis apache sebagai fasilitas web serve”, Pemasangan software aplikasi database cds/isis, Membangun database, serta pemasangan software interface wwwisis untuk memungkinkan user dapat menelusur informasi melalui Web.

Sekilas mengenai CDS/ISIS

A. Database CDS/ISIS

Mengolah data teks (non-numeric)

Mengolah data dari yang sangat sederhana seperti daftar alamat sampai dengan pengolahan data katalog perpustakaan atau direktori projek penelitian. Setiap unit informasi disimpan dalam database yang berisi elemen-elemen data yang berupa karakter. Bibliografi database akan berisi informasi mengenai buku, artikel jurnal, dan pada setiap unit akan berisi informasi mengenai pengarang, judul, tanggal publikasi, dsb. Elemen-elemen data tersebut disimpan ke dalam FIELDs, yang ditandai dengan nomor TAG yang dikenal oleh CDS/ISIS. Kumpulan FIELD yang berisi elemen-elemen data tersebut membentuk satu unit yang disebut sebagai RECORD yang ditandai dengan nomor MFN (Master File Number). FIELD bisa berisi satu elemen data, atau lebih elemen data dengan panjangnya yang bervariasi. FIELD terdiri atas SUB-FIELD, REPEATABLE FIELD, dan PATTERN.

B. Fungsi Sistem

Fungsi utama yang disediakan oleh CDS/ISIS

• Menemukan kembali informasi yang diperlukan
• Memasukkan record baru ke database
• Memodifikasi, membetulkan atau menghapus record yang sudah ada
• Membangun dan memelihara akses file secara cepat untuk memaksimalkan kecepatan penelusuran secara otomatis.
• Mencari informasi dari record melalui bahasa pencarian
• Menampilkan rekord sesuai dengan format yang diinginkan
• Mengindeks/sort record dengan urutan yang diperlukan
• Mencetak dalam bentuk catalog tertentu atau seluruhnya
• Mengembangkan aplikasi khusus menggunakan fasilitas interface dan pemrograman terintegrasi CDS/ISIS.

C. Struktur Database

File definisi database (DDF)

Database CDS/ISIS terdiri atas berbagai komponen yang tersimpan di dalam file-file yang berlainan:

• Tabel definisi Ruas (FDT)
• Lembar kerja entri data (WKS)
• Bentuk tampilan (PFT)
• Tabel pilihan field (FST)

File Master

File master berisi seluruh record, yang setiap rekordnya berisi field-field dengan panjang dan jenisnya yang bervariasi. Setiap record ditandai dengan nomor unik yang secara otomatis diberikan oleh WINISIS pada saat entri data, disebut dengan Nomor file master (MFN).

File yang diinversi (inverted file)

Meskipun record utama dapat ditemukan secara langsung melalui MFN, melalui file referensi silang (XRF), cara lain mengakses record tentu sangat mudah. Di dalam penelusuran record bibliografi, misalnya: Penelusuran bisa dilakukan melalui pengarang, subjek, atau melalui elemen data lain yang terdapat di dalam record. WINISIS memberikan kemudahan anda menyediakan secara virtual jumlah yang tidak terbatas kata kunci untuk setiap record melalui pembuatan file khusus disebut INVERTED FILE.

File yang diinversikan bisa terdiri atas seluruh field yang akan digunakan sebagai kunci pencarian. Kumpulan dari seluruh kunci pencarian disebut sebagai DICTIONARY.

Contoh: empat record master (MFN 18, 204, 766 dan 1039) berisi kata kunci ADULT EDUCATION. Struktur secara logika dari file inverse adalah:

ADULT EDUCATION 18 204 766 1039

ADULT EDUCATION disini adalah kata kunci (dictionary), dan setiap referensi record file master dapat kita lihat sebagai POSTING.

Field-field yang dipilih sebagai suatu kata kunci pencarian ini akan disimpan ke dalam Tabel Pemilihan Field (FST) yang berisi field yang diinversi dan teknik mengindeks untuk setiap field. Maksimal panjang nilai field yang diindeks adalah 30 karakter.

File ANY

File ANY adalah opsional jenis file yang berkaitan dengan file inverse. File ini digunakan dalam pencarian untuk menghubungkan bersamaan dengan terimnasi tertentu. Teriminasi ANY adalah kumpulan nama yang dibuat kedalam tabel terminasi pencarian. Bila ANY digunakan dalam pencarian, tabel dengan nama ditemukan, dan secara otomatis term tersebut akan ditampilkan. Contoh: bila anda memberikan terminasi ANY Latin America, maka akan menemukan seluruh nama negara di amerika latin.

D. Arsitektur sistem

Menu-menu

Database: Open, close, close all, import, export, I/F upadate, Print, Printer Setup, Exit, C:\isis\data\cds.MST

Dialog dengan multi bahasa: Berbagai bahasa telah disiapkan, kecuali bahasa Indonesia, yaitu dengan menjalankan pilihan CHANGE LANGUAGE pada menu CONFIGURE.

Kotak Dialog: Pada saat tertentu, WINISIS memerlukan penambahan informasi sebelum perintah dapat dijalankan. Anda harus menambahkan informasi ini untuk menambahkan perintah yang akan dilakukan dengan mengisi kotak tertentu.

Windows

WINISIS menggunakan jenis windows yang berbeda yang dibuat untuk tujuan tertentu. Misal, untuk menampilkan record dari database akan digunakan DATA BASE WINDOWS, untuk menampilkan pencarian search windows, atau untuk memasukkan data dalam record. Informasi tersebut akan secara otomatis berada pada layer setelah kita memilih perintah menu.


Daftar pustaka

1. Buxton, Andrew; Hipkinson, Alan 2001. The CDS/ISIS for Windows Handbook. Training of Trainer’s Workshop Unesco, Principal Regional Office for Asia and the Pacific and Asian Institute of Technology Library, 19-23 November 2001.
2. Storti, Davide 1998. CDS/ISIS for Windows: Reference manual. Unesco-Division of Information and Informatics, Sector of Communication, Information and Informatics.

Harga buku + CD-ROM = Rp. 50.000,- ditambah ongkos kirim (Untuk pemesanan silahkan hubungi Ibu Iswanti, sub bidang Reprografi, PDII-LIPI, Lantai 2, Jl. Jend. Gatot Subroto 10, Jakarta 12170, Phone: 021-5733465 ext. 211